El pasado mes de julio nuestros compañeros de iCarto, Antón y Elías, tuvieron la oportunidad de visitar Paraguay para conocer sobre el terreno la realidad de trabajo del SENASA (Servicio Nacional de Saneamiento Ambiental del Gobierno de Paraguay). Esta organización es la que, durante estas primeras fases, está actuando como referencia en el desarrollo de SEPRAPS. Tras una primera fase marcada por la pandemia, que nos impidió visitarles, nos encontramos ahora en una segunda fase que tiene como objetivo clave consolidar su uso dentro de la institución.
SEPRAPS es una herramienta que permite a organizaciones como SENASA registrar toda la actividad relacionada con proyectos de construcción y mejora de sistemas de agua potable o saneamiento. Cuenta con módulos para registrar la información de los proyectos y sus contratos asociados, con lo que se obtienen datos relevantes para llevar a cabo el seguimiento y la supervisión de estos. Está financiada por el BID (Banco Interamericano de Desarrollo), y a pesar de que nace desde la necesidad de una institución concreta, la intención es que pueda evolucionar hasta adaptarse a cualquier organización en contextos similares.
En este punto del ciclo de vida del proyecto debíamos identificar las funcionalidades concretas que aporten valor real en el día a día
Debido a que la duración de nuestra visita se limitaba a apenas cinco días, concentramos en este tiempo las actividades principales y establecimos unos objetivos clave para el viaje. En este punto del ciclo de vida del proyecto debíamos identificar las funcionalidades concretas que aporten valor real en el día a día de las personas técnicas y supervisoras, para que eso facilite la incorporación de la herramienta en sus procesos de trabajo diarios. Además también era clave gestionar las expectativas de las diferentes partes involucradas en el proyecto, aterrizando el alcance de los nuevos desarrollos. Así pues, durante toda la semana los equipos del SENASA, el BID e iCarto participamos en conjunto en diversas sesiones de trabajo:
- Comenzamos con varias reuniones para aclarar el punto en que nos encontramos y también presentar los avances hechos en la herramienta durante los meses previos. Esto nos situó a todas las personas involucradas en el mismo lugar de partida y permitió definir objetivos claros a conseguir durante la semana.
- Mantuvimos diferentes sesiones y visitas a los puestos de trabajo individuales para identificar cómo se organiza y trabaja el personal técnico. Con esto pudimos conocer qué datos manejan y de qué forma se trasladan esos datos por los diferentes flujos de información dentro de la organización.
- Realizamos también una salida a campo para descubrir cómo los supervisores y supervisoras de SENASA aplican su metodología de trabajo en las visitas a los proyectos. Aquí el objetivo era conocer qué informes emplean en la supervisión in situ y cómo es la información resultante después en gabinete.
- Y por último elaboramos una presentación final en la que reflejamos cómo se podrían incorporar las necesidades detectadas esos días a la herramienta ya en los próximos meses. Esto se trasladará a un plan de trabajo más específico para que todas las partes conozcamos el alcance que se puede esperar al finalizar esta segunda fase.
Cuando la metodología de toda una institución, formada por múltiples equipos con diferentes realidades, pasa a incorporar una nueva herramienta en su día a día, la adaptación debe ser gradual. La organización debe adaptarse a la herramienta y la herramienta debe adaptarse a la organización.
Además, durante todas estas sesiones pudimos incidir en el mensaje de cómo abordamos desde iCarto este tipo de proyectos. Cuando una organización intenta mejorar sus formas de trabajo apoyándose en un sistema TIC, lo primero que hacemos es insistir en que esto es un proceso a medio-largo plazo. Cuando la metodología de toda una institución, formada por múltiples equipos con diferentes realidades, pasa a incorporar una nueva herramienta en su día a día, la adaptación debe ser gradual. La organización debe adaptarse a la herramienta y la herramienta debe adaptarse a la organización. Para esto se requiere tiempo y espacios de reflexión para todas las partes. El plantear un desarrollo por fases es muy efectivo para conseguirlo.
El otro aspecto en el que insistimos es que todo este proceso debe contar con la presencia de personal con experiencia en el sector, dentro de la firma desarrolladora, que aporten un acompañamiento continuo y sean capaces de establecer una relación de confianza y transparencia con la institución. Las responsabilidades de estos perfiles incluyen identificar requisitos, trasladarlos al equipo de desarrollo, verificar el correcto uso de la herramienta, revisar la coherencia de los datos, etc. Pero el aspecto que aporta más valor es que actúan como puente entre en el equipo de iCarto, que poco a poco debe formarse en los conceptos y procesos de la organización, y la institución que poco a poco debe ir apropiándose de la herramienta hasta considerarla suya.
Esto lo conseguimos siguiendo una metodología basada en la comunicación continua y en reuniones de seguimiento constantes y muy focalizadas en resolver aspectos concretos que nos permitan avanzar. De esta forma, progresivamente llegamos a una situación de corresponsabilidad efectiva entre las diferentes partes implicadas en el diseño y creación de la herramienta, la empresa y la institución receptora, lo que promueve una buena gestión de expectativas y un alto empoderamiento.
Al finalizar, dejamos Paraguay con la sensación de haber cumplido el objetivo. Fueron días intensos pero han servido, por una parte, para profundizar en la relación con SENASA, y por otro lado, para asentar todo el conocimiento que hasta el momento no habíamos podido contrastar directamente. Además, nos llevamos un plan de trabajo muy bien orientado de cara a afrontar los próximos meses y con varias funcionalidades claras en mente que intentaremos potenciar al máximo para satisfacer las necesidades de las personas que usarán la herramienta.
Queríamos aprovechar para agradecer a todo el personal de SENASA la magnífica acogida y, como siempre, la excelente disposición que tienen en las sesiones de trabajo. Nos alegró mucho el ver siempre las salas de reuniones tan llenas. No es fácil levantar la cabeza de las obligaciones diarias, con la alta carga de trabajo que existe en las organizaciones hoy en día, y poner el foco en los cambios que ayudarán a hacerlo mejor. Es un placer trabajar con personas tan involucradas. Agradecemos también al BID (Gonzalo, María José y Gustavo) el habernos acompañado y el trato recibido durante toda la semana. Fue nuestra primera experiencia en Paraguay y el resultado ha sido inmejorable.
Por nuestra parte, seguimos ya manos a la obra, deseando trasladar todo lo aprendido a la herramienta para que esta segunda fase resulte igual de exitosa que la primera.